內容管理系統是指在一個合作模式下，用於管理工作流程的一套制度。該系統可應用於手工操作中，也可以應用到電腦或網路裡。作為一種中央儲存器（Central Repository)，內容管理系統可將相關內容集中儲存並具有群組管理、版本控制等功能。版本控制是內容管理系統的一個主要優勢。

內容管理系統在物品或文案或資料的儲存、掌管、修訂（盤存）、語用充實、文件發布等方面有著廣泛的應用。內容是任何類型的數字資訊的結合體，可以是文字、圖形圖像、Web頁面、業務文件、資料庫表單、影片、聲音、XML檔案等。應該說，內容是一個比資料、文件和資訊更廣的概念，是對各種結構化資料、非結構化文件、資訊的聚合。管理就是施加在「內容」物件上的一系列處理過程，包括收集、儲存、審批、整理、定位、轉換、分發、搜尋、分析等，目的是為了使「內容」能夠在正確的時間、以正確的形式傳遞到正確的地點和人。

  • 有利於為數眾多的人員投稿（或添磚加瓦）及分享所儲存的資料
  •  以類似於人力資源職位管理的方式，根據用戶的角色控制他們對於以上資料的存取和使用的權限。可以讓不同的用戶組在網站文章的撰寫、修改、查證發布和診斷等方面，具有不同的權限，或者讓指定用戶存取或管理指定的欄目或內容資料
  • 有助於快捷簡便地儲存資料及檢索到所需要的資料
  • 資料的重複重錄入工作
  • 降低工作報告寫作的難度
  •  加強用戶間的交流
  • 加強用戶查證診斷他們組的角色